2025. 3. 4. 09:20ㆍ카테고리 없음
안녕하세요, 워크드입니다.
회사는 직무나 업무 특성에 따라 직원에게 통신비 또는 휴대폰 요금에 대한 비용을 지원해주게 되는데요. 이렇게 지급된 비용(보조금)에 대해서 회사는 당연히 경비로 인정받으려고 합니다. 하지만 운영하는 방식에 따라 직원이 받은 경제적 이익으로 간주되어 소득세/4대보험료가 부과될 수 있으므로 주의해야 합니다.
통신비 지원 제도는 과세 대상인가요?
국세청의 예규에 따르면, 회사가 직원명의의 휴대폰 요금을 지원할 때 업무 목적으로 사용되었음이 객관적으로 입증되면 근로소득으로 보지 않습니다. 즉, 해당 비용을 법인의 손금(필요 경비)으로 인정받을 수 있다는 뜻입니다.
따라서 회사가 직원의 통신비를 지원하려면, 업무 관련성을 증명할 수 있는 객관적인 증빙 자료를 확보하는 것이 중요합니다.
객관적인 증빙자료란 무엇인가요?
그렇다면 업무 관련성을 입증할 수 있는 객관적인 증빙자료란 무엇일까요? 세법에서는 이에 대한 구체적인 기준 또는 적격증빙자료를 명확하게 규정하지 않았지만, 국세청의 예규를 참고하면 아래와 같은 자료들이 객관적인 증빙자료로 인정될 가능성이 높습니다.
1) 휴대폰 요금청구서 및 사용내역서 제출
직원이 사용하는 휴대폰 요금청구서를 제출받아, 해당 요금이 업무와 관련된 전화 통화 또는 데이터 사용과 연관되어 있음을 확인하는 방식입니다. 요금청구서나 명세를 수취해 두면 추후에 증빙자료로 인정될 가능성이 매우 높습니다. 가장 중요한 서류 중 하나입니다.
2) 사내 통신비 지급 규정 마련
직원들이 업무 목적으로만 통신비를 사용하도록 명확한 사내 규정을 마련하는 것이 필요합니다.
예를 들어, 영업사원이나 외근이 많은 직원들에게만 지원하거나, 직급별로 업무 필요성에 따라 차등 지원하는 등의 기준을 세우면 더욱 객관적인 증빙이 됩니다.
3) 일률적 지급이 아닌 실비 변상
회사가 직원들에게 정액의 형태로 일괄적으로 지급하는 경우, 근로소득으로 간주될 가능성이 높으므로, 실비 정산 방식으로 운영하는 것이 좋습니다.
인당 월별 최대 지급 한도를 정한 뒤에 명세서 증빙과정을 통해 실비 이상은 지급되지 않도록 처리하는 것이 적합합니다. 해당 내용 또한 규정에 포함되도록 하는 것이 좋겠습니다.
4) 증빙 자료 및 직원이 제출하는 시스템 구축
회사 내부에서 직원이 명세서를 제출하고 해당 내역을 보관해둘 수 있는 시스템을 마련해두는 것이 필요합니다. 매월 직원들에게 해당 지원금의 목적을 설명하고 신청 전에 확인하도록 하는 것이 좋습니다. 또한 '신청주의' 와 '사후지급'의 원칙을 두어 임직원 개인 먼저 지출 후에 직접 신청 과정을 거쳐야 지급이 되는 방식이 좋습니다.
법인폰을 지급하여 해결할 수는 없을까요?
법인폰을 이용할 경우 분리 납부를 통해 비용 정산 업무 측면에서는 수월해지나, 그 이외에 모든 것들에 대한 시간과 비용이 증가하게 됩니다.
1. 사용자 입퇴사 및 인사이동으로 인한 번호 계정 관리 → 관리 시간 증가, 전담 관리자 필요
2. 법인 스마트폰의 특성상 고장/분실이 잦음 → 유지 비용 증가, 전담 관리자 필요
3. 개인적인 용도로 사용하는 경우가 급격히 높아지며, 구분하기 어려움 → 통신지원금비 증가
현재는 국내 대부분의 기업이 개인 폰을 사용하도록 하고, 대신 일정금액의 통신보조금을 지급하는 방식으로 제도를 도입하여 사용하고 있습니다.
결론
통신비 지원제도는 과세되지 않고 복리 후생 제도를 보완할 수 있는 매우 효과적인 제도입니다.
하지만 적절한 증빙 없이 일괄적으로 지급하면 근로소득으로 간주되어 과세 대상이 될 수 있기 때문에, 신중한 운영이 필요합니다.
이를 방지하기 위해서는 업무 관련성을 증빙할 수 있는 문서(통신비 청구서, 사용 내역서, 내부 규정, 출장 기록 등)를 확보하고, 실비 정산 방식이나 직급별 차등 지원 방식으로 운영하는 것이 가장 합리적인 방법 입니다.
이러한 체계를 잘 갖춘다면, 기업은 불필요한 세금 부담 없이 직원들에게 실질적인 복지를 제공 할 수 있으며, 직원들 역시 통신비 부담을 덜고 업무에 집중할 수 있는 환경 을 만들 수 있습니다.
과세를 피하면서도 직원들에게 실질적인 혜택을 줄 수 있는 통신비 지원 제도를 운영해 보시는 것은 어떨까요?
만약 통신비를 과세처리하고 있었다면, 이 기회에 규정과 운영 방식을 개선해 보세요. 궁금한 사항이 있다면 저희에게 알려주세요. 수십-수백명의 임직원 통신비를 자동처리하는 솔루션을 제공합니다.
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